Je größer ein Verein wird, desto schwieriger ist es, für die jährliche Mitgliederversammlung die Teilnahme von erforderlicher Anzahl von Mitgliedern sicherzustellen. So kam vielen Vereinen während der Corona-Pandemie die kurzfristig verordnete Ausnahme entgegen, die ohne gesonderte Regelung in der Satzung eine virtuelle Mitgliederversammlung möglich machte. Diese Ausnahmeregelung ist seit dem 01.09.2022 nicht mehr in Kraft.

Mit dem „Gesetz zur Ermöglichung hybrider und virtueller Mitgliederversammlungen (MV) im Vereinsrecht“ (Deutscher Bundestag, Drucksache 20/5585 vom 8.02.2023), das am 20.03.2023 in Kraft trat, ist nun eine digitale Mitgliederversammlung ohne die Festlegung in der Satzung dauerhaft möglich.

In § 32 BGB ist ein neuer Absatz 2 eingefügt worden. Dieser lautet:

„Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung).

Die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können, an der Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben müssen.

Wird eine hybride oder virtuelle Versammlung einberufen, so muss bei der Berufung auch angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können.“

Demnach gibt es zwei mögliche Verfahren für die Durchführung der virtuellen Mitgliederversammlung, wenn die Satzung keine speziellen Regelungen trifft:

1. Hybrid: Sie ist jederzeit möglich. Darüber entscheidet das einzuberufende Organ (in der Regel der Vorstand)
2. Rein virtuell: Für eine rein virtuelle Mitgliederversammlung ist zunächst ein Beschluss der Mitgliederversammlung für die zukünftig stattfindenden Versammlungen erforderlich.

Für die technische Umsetzung der virtuellen Mitgliederversammlung kommt jede Form der elektronischen Kommunikation in Frage, die üblicherweise die in den letzten Jahren stark zugenommene Videokonferenz (z.B. per Zoom, Microsoft Team, WebEx) sein wird, aber auch andere Wege der elektronischen Kommunikation wie Chat, Telefon-Konferenz oder eine E-Mail möglich sind.

Wichtig ist, dass die Mitglieder auch bei der virtuellen Teilnahme ihre Reche ausüben können. Falls eine Mischform der Abstimmung genommen werden soll, muss diese in der Satzung geregelt sein. Andernfalls müssen die Abstimmungen immer im Rahmen der Versammlung erfolgen.

Eine Mitgliederversammlung in Präsenz wird auch in der gesetzlichen Neuregelung weiterhin als Regelfall vorgesehen. Diese kann jetzt durch das „elektronische“ Zuschalten der nicht persönlich anwesenden Mitglieder ergänzt werden (hybride Versammlung). Die Entscheidung darüber, wie die Mitglieder an der Versammlung teilnehmen, bleibt einzelnem Mitglied überlassen.

Auch die Neuregelung zur virtuellen Mitgliederversammlung ist so genanntes nachgiebiges Recht. Trifft die Vereinssatzung bereits entsprechende Regelungen, gelten diese als vorrangig auch in Zukunft weiter.