In vielen Vereinen wird, gerade wenn sie neu gegründet oder relativ klein sind, die Arbeit überwiegend ehrenamtlich geleistet. Eine besondere Rolle kommt dabei dem Vereinsvorstand zu, der den Verein u. a. in allen Geschäftsangelegenheiten nach innen und außen vertritt. Wächst der Verein und/oder leistet eine stabile und komplexe Arbeit, kann es sein, dass die alltäglichen Geschäfts-Aufgaben nicht mehr ehrenamtlich zu bewältigen sind. Hierfür bietet sich die Bestellung eines/einer Geschäftsführers/Geschäftsführerin an. Diese sollte rechtlich formalisiert erfolgen. Es gibt mehrere Wege, diese Formalisierung rechtssicher zu machen. Langfristig tragfähig ist eine Satzungsregelung in Übereinstimmung mit und unter Bezug auf den § 30 BGB.

Bürgerliches Gesetzbuch BGB § 30 Besondere Vertreter
Durch die Satzung kann bestimmt werden, dass neben dem Vorstand für gewisse Geschäfte besondere Vertreter zu bestellen sind. Die Vertretungsmacht eines solchen Vertreters erstreckt sich im Zweifel auf alle Rechtsgeschäfte, die der ihm/ihr zugewiesene Geschäftskreis gewöhnlich mit sich bringt.

Dazu sollte in der Satzung im jeweiligen „§ Vorstand“ eine entsprechende Regelung zur Berufung der Geschäftsführung getroffen werden. Unverbindliche Textvorlage:

„Der Vorstand beruft einen Geschäftsführer/eine Geschäftsführerin gemäß §30 BGB. Aufgabe dieses/r Geschäftsführers/in ist die Erledigung des laufenden Geschäftsbetriebes einschließlich der rechtsgeschäftlichen Vertretung in diesem Bereich.“

Die Festlegung des Geschäftskreises ist unbedingt erforderlich – es empfiehlt sich, keine „Allmacht“ zu formulieren, sondern eine eingeschränkte Vertretungsberechtigung, z. B. „Erledigung des laufenden Geschäftsbetriebes „.

Sollte es zudem eine Geschäftsstelle geben, der die Geschäftsführung vorsteht, wäre zudem  ggf. im „§ Organe des Vereins“ eine Änderung nötig (Hinzufügung des Organs „Geschäftsstelle“) und die Ausarbeitung eines entsprechenden § Geschäftsstelle. Unverbindliche Textvorlage

Die Geschäftsstelle
– Die Geschäftsstelle besteht aus einem Geschäftsführer/einer Geschäftsführerin und weiteren Mitarbeiter/innen. Der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin wird vom Vorstand berufen. Dieser legt eine Geschäftsordnung für die Geschäftsstelle fest.
– Der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin führt die laufenden Geschäfte des Vereins und koordiniert die Tätigkeit der Vereinsorgane. Er/sie nimmt beratend an den Vorstandssitzungen teil.
– Der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin ist gemäß § …Vorstand für die Führung der laufenden Geschäfte des Vereins rechtsgeschäftlich vertretungsberechtigt.

Vereine sind juristische Personen und haften, wenn Dritte durch den Verein bzw. durch für den Verein handelnde Personen geschädigt werden. Generell haftet der Verein als Rechtsfigur gesamtschuldnerisch, d. h. Geschädigte können wählen, gegenüber wem sie ihre Ansprüche geltend machen. Als geschäftsführendes Organ haftet in erster Linie der Vorstand. Auch der Vereinsvorstand haftet gegenüber Dritten grundsätzlich unbeschränkt, d. h. im Zweifelsfall mit dem kompletten Privatvermögen. Zusätzlich haften Vorstände und berufene Geschäftsführer auch gegenüber dem Verein bei Pflichtverletzungen.

Vorstände haften grundsätzlich gesamtschuldnerisch auch für die Fehler anderer Vorstände. Die Haftung des Vereinsvorstands mit dem Privatvermögen gegenüber dem Verein lässt sich zumindest in Teilbereichen einschränken (z. B. auf vorliegende grob fahrlässige und vorsätzliche Rechtsverstöße).

Haftungsrisiken des Vorstands sind z. B.:

• Schuldhafte und pflichtwidrige Geschäftsführungsmaßnahmen
• Verletzung der gebotenen Sorgfalt zur ordentlichen Geschäftsführung
• Missachtung von Gesetzesnormen, behördlichen oder gerichtlichen Anordnungen
• Missachtung der Satzung und aller weiterer Vereinsordnungen
• Missachtung der Mitgliederversammlung

Diese Haftungsrisiken gelten auch für die Geschäftsführung im Aufgabenkreis, für den sie berufen worden ist. Die Berufung der Geschäftsführung sollte deshalb schriftlich (und namentlich) aktenkundig gemacht werden: z. B. in einer Berufungsurkunde – rechtsverbindlich unterschrieben vom Vorstand.

Unverbindliche Textvorlage:

Berufung eines Geschäftsführers als besonderer Vertreter des Vereins für die Führung der laufenden Geschäfte mit rechtsgeschäftlicher Vertretungsberechtigung gemäß § 30 BGB in Anwendung von § …Vorstand  und § …Geschäftsstelle der auf der Mitgliederversammlung vom (Datum) gefassten Satzung

Übertragung von Pflichten und Aufgaben durch den Vorstand an den/die Geschäftsführer/in des XXX e.V.

Der Vorstand des XXX e.V. beruft Herrn/Frau yyyy , geboren am …, wohnhaft … zum Geschäftsführer/zur Geschäftsführerin des XXX e.V.  und überträgt ihm die folgenden Aufgaben- und Verantwortungsbereiche des laufenden Vereinsgeschäfts:

• Leitung, Führung des Personals sowie Kontrolle aller Angelegenheiten der Geschäftsstelle
• Disziplinarischer Vorgesetzter aller Mitarbeiter/innen in den Projekten des Vereins
• Abschluss und Unterzeichnung von Verträgen im Rahmen der laufenden Geschäfte in der Projektarbeit des Vereins (Kaufverträge, Mietverträge, Arbeitsverträge, Honorar- und Werkverträge, Kooperationsverträge)
• Entscheidungshandeln im Zusammenhang mit der Erarbeitung, Beantragung, Umsetzung und Zwischen- sowie Abschlussprüfung von geförderten Projekten des XXX e.V. (in Abstimmung mit dem Vorstand)
• weitere Aufgabenbereiche (keine Allmachtsbefugnis)

Für den Vorstand
Gez….

Diese Berufungsurkunde ist als notariell beglaubigtes Dokument ebenfalls beim Vereinsregister einzureichen. Der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin wird dann auch im Vereinsregister namentlich eingetragen. Die Geschäftsführung kann auch im Rahmen eines Dienstvertrages vom Verein angestellt werden.