Wenn Vereine als Arbeitgeber auftreten möchten, müssen sie eine Reihe von Formalien erfüllen.

Arbeitgeber benötigen:

☑ Eine Registrierung als Arbeitgeber. Hierfür muss eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden unter: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service

☑  Die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft, damit die Arbeitnehmer*innen unfallversichert sind. Bei der Unfallversicherung der Arbeitnehmer*innen handelt es sich um eine gesetzliche Pflichtversicherung. Für viele gemeinnützige Vereine im soziokulturellen und Bildungsbereich ist die VBG zuständig
Für Träger im karitativen Bereich, in der Sozialarbeit oder der Betreuung ist meist die BGW zuständig:

☑  Eine Anmeldung für das ElStam-Verfahren:  sich auf der Internetseite www.elster.de  als Organisation registrieren und die Authentifizierung durchlaufen. Mit dem erhaltenen Organisationszertifikat dann unter Mein Elster das Formular Arbeitgeberfunktionen für ELStAM aufrufen und ein Arbeitgeberprofil für den Verein anlegen.

☑  Für die konkrete Lohnabrechnung wird benötigt:
1. Adresse des Vereins (wie im Vereinsregister eingetragen)
2. Bankverbindung des Vereins
3. Betriebsnummer des Vereins
4. Steuernummer des Vereins
5. Von der Berufsgenossenschaft erhaltene Unernehmensnummer, Veranlagungsbescheid und PIN
6. Personalbogen mit Daten von Mitarbeiter*innen (siehe Vorlage von VIA)

Bevor nicht all dies vollständig bei der abrechnenden Stelle (z. B. Lohnbüro, Steuerbüro oder VIA Service-Akademie) vorliegt, ist eine Gehaltsabrechnung technisch nicht möglich!