Ein (eingetragener) Verein muss sich an mehreren Stellen registrieren: als juristische Person im Vereinsregister (in Berlin beim Amtsgericht Charlottenburg), zur steuerlichen Registrierung beim Finanzamt (in Berlin beim Finanzamt für Körperschaften I) und bei weiteren Stellen. Eine davon ist das Transparenzregister der Bundesrepublik Deutschland.

Grundlage des Transparenzregisters ist ein Gesetz zur Umsetzung der Geldwäsche-Richtlinien der EU. Das Transparenzregister ist ein offizielles Verzeichnis. Es hilft, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. In diesem Register müssen alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften ihre wirtschaftlich Berechtigten offenlegen. Wirtschaftlich Berechtigte sind natürliche Personen. Diese Personen haben die Kontrolle über ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Vermögensstruktur. Auch Vereine müssen im Transparenzregister eingetragen werden. Eintragungen im Transparenzregister werden für eingetragene Vereine nach § 21 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) normalerweise automatisch gemacht. Die Daten dafür werden aus dem Vereinsregister übernommen, der Verein muss keine eigene Meldung machen. Bei dieser automatischen Eintragung werden alle Mitglieder des Vorstands und ggf. Vertreter nach § 30 BGB eines Vereins mit den Daten nach § 19 Absatz 1 GwG als wirtschaftliche Berechtigte nach § 3 Absatz 2 Satz 5 GwG im Transparenzregister erfasst.

Eingetragen werden folgende Angaben der wirtschaftlich Berechtigten:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnort (z.B. Berlin)
• Wohnsitzland (z.B. Deutschland)
• der Typ des wirtschaftlich Berechtigten (bei gemeinnützigen Vereinen in der Regel „fiktiver wirtschaftlicher Berechtigter“)
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses.

Aber: Wenn ein oder mehrere Mitglieder des Vorstands keine deutsche Staatsangehörigkeit oder mehrere Staatsangehörigkeiten haben oder Mitglieder des Vorstands ihren Wohnsitz nicht in Deutschland haben, dann muss der Verein die Eintragung selbst vornehmen. Auch wenn Daten im Transparenzregister nicht richtig sind, muss der Verein sie korrigieren.

Um Eintragungen im Transparenzregister machen zu können, muss man beim Register ein kostenloses Nutzerkonto anlegen. Dazu braucht man eine E-Mail-Adresse und rechtsverbindlich unterschriebene Nachweise, dass man berechtigt ist, den Verein zu vertreten. Wenn man erfolgreich ein Nutzerkonto angelegt und die Vollmacht für den Verein hat, kann man Eintragungen machen und Auszüge aus dem Transparenzregister erhalten. Die Auszüge sind nicht kostenlos, sondern gebührenpflichtig. Die Gebühr ist jedoch minimal (in der Regel unter 5 €).

Man braucht diese Auszüge aus dem Transparenzregister mit den entsprechenden Angaben zu den „wirtschaftlichen Berechtigten“ in vielen Fällen, z. B.:

• wenn man ein Bankkonto für den Verein eröffnen will,
• wenn man Darlehen und Kredite aufnehmen will,
• wenn man größere Geschäftsverträge mit längerer Laufzeit abschließt (z. B. Mietverträge für Kopierer u. a.),
• wenn man bestimmte Zuwendungsanträge stellt (z. B. Förderung aus dem AMIF u. a. EU-Fonds)