Gemäß § 41 BGB kann eine Vereinsauflösung nur als ein Mehrheitsbeschluss mit mindestens 75 % der Stimmen bzw. mit der in der Satzung festgelegten Mehrheit bei der Mitgliederversammlung entschieden werden.
Allerdings kann ein Verein alternativ die Anzahl und das Verhältnis an Stimmen zur Vereinsauflösung auch individuell bestimmen. Dies muss dann allerdings klar in der Satzung verankert sein (Regelung in einem extra § der Satzung zur Vereinsauflösung und zum Vermögensanfall)

Zur Tagesordnung der Auflösungs-Versammlung (die in der Einladung enthalten sein muss) ist zu formulieren:

  1. Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung
  2. Feststellung der Beschlussfähigkeit
  3. Beschluss über die Auflösung des Vereins
  4. Bestellung der Liquidatoren
  5. Sonstiges

Achtung: Der Beschluss zur Vereinsauflösung bedeutet nicht, dass mit dem Tag der Mitgliederversammlung alle Aufgaben niedergelegt und die Vereinsarbeit eingestellt werden. Vielmehr werden von diesem Zeitpunkt an bis zum vollständigen Erlöschen alle Verbindlichkeiten des Vereins erfüllt und der Verein finanziell, personell und auch strukturell abgewickelt.

Wurde in der Mitgliederversammlung die Auflösung des Vereins beschlossen, ist nun entscheidend, ob der Verein über Forderungen oder Verbindlichkeiten verfügt. Ist dies nicht der Fall, dann kann die Löschung des Vereins bereits zu diesem Zeitpunkt im Vereinsregister angemeldet werden. Das ist dem Register gegenüber nachzuweisen.

Schulden: Hat der Verein Schulden, kann diese aber nicht tilgen, so ist ein Insolvenzverfahren zu eröffnen (Insolvenz= Zahlungsunfähigkeit).

Liquidation: Wenn zum Zeitpunkt der Vereinsauflösung Vermögen vorhanden ist, sieht der Gesetzgeber die Liquidation des Vereins vor. Gemäß § 48 BGB erfolgt diese durch den bisherigen Vorstand oder durch andere von der Mitgliederversammlung (auf der Auflösungs-MV) –  als Liquidatoren – bestimmte Personen oder durch Festlegungen über die Liquidatoren die in der Satzung festgeschrieben sind (jeweiliger Satzungs-§ zur Vereinsauflösung und zum Vermögensanfall). Auch nach dem Beschluss über die Auflösung existiert also der Verein zunächst weiter, er befindet sich dann im Stadium der Liquidation. In diesem Stadium werden sämtliche Angelegenheiten des Vereins abgewickelt, also Verträge gekündigt, Forderungen bezahlt etc.

WICHTIG: Solange die Liquidation noch nicht beendet wurde, kann ein von der Mitgliederversammlung gefasster Beschluss zur Vereinsauflösung im Rahmen eines Fortsetzungsbeschlusses auch wieder rückgängig gemacht werden.

Die Auflösung sowie die Liquidatoren (mit Adressdaten) müssen beim Vereinsregister im zuständigen Amtsgericht (in Berlin das Amtsgericht Charlottenburg) mittels Antrag in notariell beglaubigter Form angemeldet werden (also ähnlich wie ein neu bestellter Vorstand). Die Liquidatoren müssen zudem den Beschluss zur Auflösung in einer Bekanntmachung veröffentlichen, sodass Gläubiger die Möglichkeit haben, sich beim Verein zu melden. Die Veröffentlichung erfolgt im jeweiligen amtlichen Bekanntmachungsblatt des zuständigen Amtsgerichts, das das Vereinsregister führt – in Berlin das Amtsgericht Charlottenburg. Ab dem Zeitpunkt der Bekanntmachung der Vereinsauflösung tritt ein Sperrjahr in Kraft. In dieser Zeit haben die Liquidatoren die Aufgabe, das Vereinsvermögen zu Geld zu machen, offene Forderungen einzuziehen und Verbindlichkeiten der Gläubiger zu tilgen.

Sperrjahr nach § 51 BGB: Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) schreibt im § 51 ein Sperrjahr nach der Bekanntmachung der Vereinsauflösung vor. Sinn und Zweck dieses Sperrjahres ist es, dass  (unbekannte) Gläubiger während dieses Jahres ihre offenen Forderungen gegen den Verein einbringen können. Auf diese Weise werden die Interessen der Gläubiger geschützt und vermieden, dass diese nicht durch eine voreilige Übertragung des Vermögens an den Anfallsberechtigten benachteiligt werden.  Erst nach Ablauf des Sperrjahres darf das Vereinsvermögen an den Anfallsberechtigten übergehen – und dies auch nur dann, wenn nach einem Jahr die Abwicklung vollständig erledigt ist. Mit dem Ende des Sperrjahres bzw. der vollständigen Abwicklung wird die Vereinsauflösung mit der Löschung aus dem Vereinsregister offiziell vollzogen.

Löschung des Vereins aus dem Register: Der Abschluss der Liquidation (also wenn alle Rechtsgeschäfte geregelt sind und Konten usw. gekündigt sind) ist notariell beglaubigt von den Liquidatoren dem Vereinsregister vorzulegen. Erst dadurch kann der Verein endgültig aus dem Vereinsregister gelöscht werden. Die Anmeldung zur Löschung muss von den Liquidatoren unterzeichnet werden. Falls nach Begleichung sämtlicher Verbindlichkeiten noch Vermögen übrig ist, so fällt dies laut § 45 BGB den in der Satzung bestimmten Personen (jeweiliger § zum Vermögensanfall) zu.
Nach der erfolgten Liquidation ist das verbleibende Vermögen an die in der Satzung bestimmten Anfallsberechtigten zu übergeben. Ist kein konkreter Anfallsberechtigter festgelegt worden, dann sollte die Auflösungs-MV festlegen und  beschließen, welche (gemeinnützige) Körperschaft dieses Vermögen zu dem in der Satzung festgelegten Zweck übereignet bekommt. Diese Übereignung darf allerdings erst nach Ablauf des sog. Sperrjahres erfolgen (siehe oben: § 51 BGB).

Achtung !!! Rechte und Pflichten der Liquidatoren: Laut § 53 BGB haften Liquidatoren als Gesamtschuldner, falls diese schuldhaft ihre Pflichten verletzen oder Vereinsvermögen vor Ausbezahlung der Gläubiger an Anfallsberechtigte auszahlen.

Aufbewahrung von Dokumenten nach Vereinsauflösung: Die Aufbewahrungsfrist von Unterlagen und Dokumenten nach einer Vereinsauflösung ist nicht gesetzlich geregelt. Daher ist es ratsam, die Vorgaben des Handelsrechts anzuwenden und bestimmte (vor allem auf Finanzen und Steuerfragen bezogene) Dokumente für zehn Jahre aufzubewahren. Der Ort der Aufbewahrung sollte am besten auch auf der Auflösungs-Mitgliederversammlung beschlossen werden. Personenbezogene Daten sollten aber möglichst weitgehend gelöscht werden. Für die Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit öffentlichen Zuwendungen (Projektförderung) gelten die Regelungen in den jeweiligen Zuwendungsbescheiden und/oder Schlussbescheiden für die Projekte.