Wer kennt das nicht. Die nächste Vorstandwahl rückt näher und es hat sich noch niemand bereit erklärt, das würdige Amt zu übernehmen. Der alte Vorstand kann bzw.  möchte nicht mehr. Was nun?

Die Schwierigkeit bei der Suche nach neuen Personen für das Vorstandsamt ist ein bekanntes Problem bei rund 600.000 Vereinen in Deutschland. Die Ursachen sind vielfältig. Womöglich ist der Verein so sehr von der Gründergeneration geprägt und die Struktur ist nicht mehr „zeitgemäß“. Auch das Verständnis für ein Ehrenamt, mitunter das Vorstandsamt, ist heute ein anderes. Junge Menschen suchen nach Möglichkeiten für Selbstverwirklichung, weniger aber eine feste Anbindung an Organisationen. Und selbst wenn das „Generationsproblem“ nicht im Vordergrund steht, kann es bei einer Migrant:innenorganisation vorkommen, dass die notwendigen Deutschkenntnisse fehlen, um den Verein nach außen zu repräsentieren und die amtlichen Angelegenheiten zu erledigen.

Solche strukturellen Probleme müssten langfristig bedacht und gelöst werden. Mit diesem Infoblatt wollen wir aber angehenden und potenziellen Vorstandsmitgliedern schon mal die Unsicherheiten abnehmen und Tools vorstellen, die die Vorstandsarbeit erleichtern können.

Was ist der Vorstand eines Vereins?
Die Mitglieder des Vorstandes im Sinne des § 26 BGB sind zur Vertretung des Vereins nach außen ermächtigt. Nach der Wahl werden sie im Vereinsregister eingetragen. In der Satzung wird festgelegt, wie die Zusammensetzung und Größe des Vorstands ist und wie die Wahl der Vorstandsmitglieder erfolgt. Dazu gehört u.a. die Dauer der Amtszeit oder auch der Ablauf der Vorstandswahl.

Bei vielen Vereinen gibt es laut Satzung auch einen „erweiterten Vorstand“, der zwar im Sinne des Vereinsrechts nicht „der Vorstand“ (als geschäftsführendes Vereinsorgan) ist, dennoch intern zum Vorstand zählt, an Vorstandssitzungen teilnimmt, Beschlüsse fasst und im Innenverhältnis wirksam werden kann. Nach außen wirkende Beschlüsse können jedoch nur von den vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern nach § 26 BGB umgesetzt werden. Im Zweifelsfall lohnt sich ein Blick ins Vereinsregister.

Wie groß sollte der Vorstand sein?
Wie viele Personen dem Vorstand angehören, muss in der Satzung nicht geregelt werden. Festgelegt wird lediglich die Mindestanzahl. Da viele Vereine das Problem haben, alle Vorstandsämter mangels Kandidat:innen zu besetzen, bietet sich z.B. solche Regelung an: „Der Vorstand besteht aus mindestens zwei und höchstens fünf Personen, von denen jeweils zwei gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Über die Zahl der Vorstandsmitglieder entscheidet die Mitgliederversammlung bei der Bestellung des Vorstands.“

Welche Aufgaben hat der Vorstand?
Der Vorstand führt grundsätzlich die Geschäfte des Vereins. Zu den Aufgaben gehören etwa die Repräsentation des Vereins nach außen, Einberufen von Vorstandssitzungen/Mitgliederversammlungen, Personalführung/-verwaltung, Sicherung der finanziellen Grundlagen des Vereins, Buchführung, Steuererklärung usw. Die Aufgaben können auf verschiedene Ämter verteilt werden: 1. Vorsitzende:r, 2. Vorsitzende:r, Kassenwart, Schriftführer:in usw.

Wir wird der Vorstand gewählt?
Die Bestellung des Vorstandes erfolgt nach § 27 (1) BGB durch Beschluss der Mitgliederversammlung, wenn die Satzung nicht anders regelt. Bei der Wahl des Vorstandes durch die Mitgliederversammlung ist das vorgeschriebene Verfahren in der Satzung genau zu beachten, da sonst die Wahl als ungültig erklärt werden kann. Die Satzung kann die erforderlichen Mehrheiten regeln, die zur Wahl des Vorstandes notwendig sind. Wenn die Satzung dies nicht bestimmt, wird grundsätzlich die absolute Mehrheit notwendig sein. Die Bestellung zum Vorstand wird nicht mit der Wahl oder der Eintragung ins Vereinsregister wirksam, sondern mit der Annahme der Wahl durch gewählte Personen. Auch nicht anwesende Personen können zum Vorstand gewählt werden, wenn die Satzung nicht anders regelt, wobei auch diese in Abwesenheit Gewählten die Wahl bspw. durch persönliche Erklärung annehmen müssen. Mehr zur Vorstandswahl: https://www.vereinswelt.de/5-antworten-zum-ablauf-ihrer-vorstandswahl

Wenn ein Vorstandsmitglied ausscheidet?
Es kommt immer wieder vor, dass ein oder mehrere Vorstandmitglieder aus dem Vorstand ausscheidet/ausscheiden. Solange der Verein laut Satzung handlungsfähig ist (z.B. Vertretung des Vereins durch zwei Vorstandsmitglieder und es sind noch zwei da), muss keine Neuwahl einberufen werden. Es ist jedoch entscheidend, was die Satzung regelt. Wenn die Satzung keine eigene Regelung vorsieht, bleibt das Amt des ausgeschiedenen Mitglieds nicht besetzt und die verbleibenden Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, die Aufgaben des ausgeschiedenen Mitglieds zu übernehmen.

Wenn mehrere Vorstandsmitglieder aus dem Vorstand ausscheiden – was durchaus vorkommen kann – kann es passieren, dass der Verein nicht mehr handlungsfähig ist. Wenn die Satzung keine Personalunion vorsieht, womit die vakanten Vorstandspositionen von anderen vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern übernommen werden können, muss eine Neuwahl durchgeführt werden.

In jedem Fall sollte in der Satzung eine Klausel enthalten sein, die verhindert, dass der Verein ohne Vorstand ist. Das könnte z.B. der Fall sein, wenn in der Satzung die Amtszeit beschränkt ist und im Rahmen der Beschränkung keine neue Vorstandsbestellung durch die MV erfolgt.

Musterformulierung: „Die Vorstandsmitglieder bleiben nach Ablauf der Amtsperiode solange im Amt, bis ihre Nachfolger gewählt sind.“

Geschäftsführer:in im Verein
Solange die Satzung des Vereins nichts anderes vorsieht, übernimmt der Vorstand die Aufgaben der Geschäftsführung. Das Vereinsrecht sieht darüber hinaus vor, dass der Verein zusätzlich zum Vorstand von einer/einem Geschäftsführer:in vertreten werden kann. Es gibt verschiedene Optionen der Einrichtung einer Geschäftsführung, wobei die Bestellung einer Geschäftsführung als sogenannter „besonderer Vertreter“ nach § 30 BGB juristisch am sichersten ist. Die Geschäftsführung wird damit auch im Vereinsregister eingetragen. Die Aufgabenbereiche, Pflichten und Umfang der Geschäftsführung sind in der Satzung und/oder in einer rechtsverbindlichen Geschäftsordnung des Vereins festzuhalten.

Achtung: Aus projektgebundenen Zuwendungsmitteln kann die Stelle einer Geschäftsführung nicht gefördert werden, da diese projektübergreifend für den gesamten Verein tätig wird. Ausnahmen von dieser Regel sind in den jeweiligen Zuwendungsverfahren/Förderprogrammen und deren Richtlinien geregelt.