In vielen Vereinen wird, gerade wenn sie neu gegründet oder relativ klein sind, die Arbeit überwiegend ehrenamtlich geleistet. Eine besondere Rolle kommt dabei dem Vereinsvorstand zu, der u.a. in allen Geschäftsangelegenheiten den Verein nach innen und außen vertritt. Schon aus diesem Grund stellt sich sehr schnell die Frage: Darf der Vorstand für seine Arbeit bezahlt werden oder wenigstens eine Aufwandsentschädigung für das ehrenamtliche Engagement erhalten?

Im Prinzip darf der Verein eine Aufwandsentschädigung für jede ehrenamtliche Unterstützung zahlen.
Einzige generelle Ausnahme: Der Vorstand des Vereins darf laut BGB §27 Abs. 3 grundsätzlich keine Vergütung für seine Arbeit erhalten. Davon betroffen sind alle allgemeinen Pflichtaufgaben des Vorstands.

Bei einer unrechtmäßigen Zahlung von Aufwandsentschädigungen oder Vergütungen an den Vorstand drohen dem Verein rechtliche Konsequenzen. Auch der Verein selbst kann in einem solchen Fall gegen den Vorstand Schadensersatzansprüche geltend machen. Dem gemeinnützigen Verein kann die Gemeinnützigkeit aberkannt werden.

Dieser Grundsatz nach BGB §27 kann nur durch eine entsprechende rechtsverbindliche Regelung in der Satzung des Vereins in seiner Gültigkeit geändert werden, die selbstverständlich durch die Mitgliederversammlung beschlossen und im Vereinsregister eingetragen sein muß.
Hier ein Formulierungsbeispiel:
„Die Mitgliederversammlung kann bei Bedarf und unter Berücksichtigung der Haushaltslage beschließen, dass Vereins- und Organämter entgeltlich auf der Grundlage eines Dienstvertrages oder gegen Zahlung einer pauschalierten Aufwandsentschädigung ausgeübt werden.“
Zu unterscheiden ist immer zwischen Vergütung, Aufwandsentschädigung und Ersatz von Aufwendungen.
Ersatz von Aufwendungen ist möglich für alle erstattungsfähigen Aufwendungen des Vorstands im Rahmen des Amtes mit Ausnahme der eigenen Arbeitszeit und Arbeitskraft (z.B. können belegte Aufwendungen für Reisekosten, Büromaterial usw. erstattet werden).
Die Aufwandsentschädigung hingegen ist eine steuerlich zu berücksichtigende Entgeltung von geleisteten (ehrenamtlichen) Aufwänden durch den Vorstand. Zur Förderung des Ehrenamtes sind Freibeträge festgesetzt (siehe dazu das Infoblatt Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale), in deren Rahmen die Einkünfte für ehrenamtliche Tätigkeiten steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Es bedarf eines entsprechenden Vertrages mit dem/der ehrenamtlich Tätigen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass nach § 181 BGB so genannte In-Sich-Geschäfte (z.B. des Vorstands mit sich selbst) verboten sind. Im Falle der oben angeführten Satzungsregelung braucht es z.B. einen zustimmenden Beschlusses der Mitgliederversammlung. Die Übungsleiterpauschale darf für die Entgeltung von Vorstandstätigkeit nicht angewandt werden.
Eine Vergütung des Vorstandes (bei entsprechender Satzungsregelung) ist nur im Rahmen eines Dienstvertrages des Vereins mit dem Vorstand möglich. Dieser muss alle Rechte und Pflichten von Vorstand und Verein regeln, die sich nicht ohnehin aus der Satzung ergeben.
Er umfasst insbesondere: Konkrete Aufgaben, Arbeits- und Urlaubszeiten, Dienstort, Vergütung
Das Dienstverhältnis des Vorstands ist kein Arbeitsverhältnis ist. Es gelten also nicht automatisch Arbeitnehmerrechte (z.B. im Krankheitsfall oder bezüglich Urlaub).
WICHTIG: Für gemeinnützige Verein gilt das Gebot der Selbstlosigkeit (§ 55 Abs. 1 Nr. 3 AO): „Eine Förderung oder Unterstützung geschieht selbstlos, wenn dadurch nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke verfolgt werden…“
Daraus ergibt sich, dass dem Vorstand keine unverhältnismäßig hohe Vergütung bezahlt werden darf.
(Im Zweifelsfall empfehlen wir gemeinnützigen Vereinen auf eine Vergütung des Vorstandes generell zu verzichten)