Zum Abschluss eines Projektes ist für den Geldgeber ein Sachbericht zu erstellen. Der Sachbericht gibt Auskunft über den inhaltlichen Verlauf des Projekts, er stellt die Inhalte und die erreichten Ziele dar. Er muss sich immer auf die im Projektantrag festgelegten Inhalte, den Zeitplan und die Ziele des Projekts sowie ggf. dort festgelegte messbare Indikatoren beziehen. Der Sachbericht ist meist, gemeinsam mit einem zahlenmäßigen Nachweis, z. B. in Form einer Belegliste mit zugehörigen Belegen über die Ausgaben, Bestandteil eines Verwendungsnachweises. Oft stellt der Geldgeber hierfür feste Formulare zur Verfügung, die verwendet werden müssen, in seltenen Fällen erfolgt der Sachbericht bzw. der Verwendungsnachweis formlos.

Einfache Sprache:

Am Ende eines Projekts muss ein Bericht für den Geldgeber geschrieben werden. Dieser Bericht heißt Sachbericht.
Darin wird erklärt:
– Wie das Projekt abgelaufen ist.
– Welche Inhalte bearbeitet wurden.
– Welche Ziele erreicht wurden.
Der Bericht muss sich an den Projektantrag halten. Das heißt, es wird geprüft, ob die geplanten Inhalte, der Zeitplan und die Ziele eingehalten wurden. Auch vorher festgelegte Messgrößen (Indikatoren) werden überprüft.
Zusätzlich gehört oft ein zahlenmäßiger Nachweis dazu, z. B.:
– Eine Liste mit Ausgaben.
– Quittungen oder Belege als Nachweis.
Diese Unterlagen sind Teil des sogenannten Verwendungsnachweises.
Der Geldgeber stellt meistens Formulare zur Verfügung, die ausgefüllt werden müssen. In wenigen Fällen ist der Bericht auch formlos möglich.